Konferencja Biznes Samochodów Używanych 2025

Terms and Conditions of the Used Cars Business Europe Event

I. Definitions

Event – the Used Cars Business Europe conference organised by the Organiser for Participants for the purpose of sharing and exchanging knowledge.

Organiser – Sirocco Mobile sp. z o.o., with its registered office in Warsaw, address: ul. Domaniewska 48, 02-672 Warsaw, Poland, KRS (National Court Register) No. 0000301170, NIP (Tax ID) 521-347-80-53.

Participant – a natural person taking part in the Event.

Parties – the Participant and the Organiser.

Portal – the websites available at the following addresses: usedcarsbusiness.com, konferencja.biznesuzywanych.pl and konferencja.biznesuzywanych.pl/en.

Notification List – a list of e-mail addresses of persons who have consented to receiving information about the opening of registration for the Event. Joining the Notification List does not constitute registration for the Event.

Confidential Information – documents, data, materials and similar items disclosed in any form (oral, written or electronic) in connection with the organisation of the Event, containing technical, technological or commercial information or information relating to the organisation of the Organiser's business, as well as any other information of economic value that is not publicly known.

II. Basic Information about the Event

1 . Date of the Event – 18 November 2026.

2. Venue of the Event – Fabryka Wełny Hotel & Spa, ul. Grobelna 4, 95-200 Pabianice, Poland.

3. The number of Participants is limited to 1,000 persons. Registrations will be accepted until the limit of places is reached. Participation in the Event is determined by the order in which registrations are received..

4. The Organiser exercises due care to ensure that the Event is conducted by competent speakers with expertise in the subject matter of the Event. The Organiser accepts no liability for any inaccuracies occurring in the speakers' presentations.

5. Participants register for the Event by completing the registration form made available on the Event page on the Portal.

6. The Event will be conducted in Polish and English. The Organiser provides interpretation for selected parts of the programme; the scope of interpretation is indicated in the Event programme published on the Portal. The Organiser does not guarantee interpretation of the entire Event.

7. The date, time, venue and subject matter of the Event may change. The Organiser will inform Participants of any changes by publishing the relevant information on the Event page on the Portal and by electronic means to the e-mail address provided during registration.

8. Prior to the opening of registration, the Organiser may operate a Notification List. Joining the Notification List does not constitute registration for the Event and does not guarantee participation in the Event — participation requires separate registration once it opens, in accordance with Section II point 5.

III. Term and Termination of the Participation Agreement

1. The agreement between the Participant and the Organiser regarding participation in the Event is concluded upon confirmation of the Participant's registration for the Event in accordance with Section IV point 1 of these Terms and Conditions.

2. [PARTICIPATION FEES — to be decided]

3. The Participant may withdraw from participation in the Event at any time by notifying the Organiser by electronic means at konferencja@sirocco.eu.

4. The Organiser reserves the right to cancel the Event at any time without stating a reason. The Organiser will inform Participants of the cancellation by publishing the relevant information on the Event page on the Portal and by electronic means.

5. The Organiser reserves the right to exclude a Participant from the Event for material reasons, in particular where the Participant's conduct breaches these Terms and Conditions or the principles of social conduct, or where, in the Organiser's assessment, that Participant's presence threatens the Organiser's interests.

6. The Organiser reserves the right to verify registrations and to refuse to confirm a registration, in particular where the registration does not match the profile of the Event or contains incomplete or untrue data.

IV. Rights and Obligations of the Parties

1. Following effective registration for the Event in the manner set out in Section II point 5 of these Terms and Conditions, the Participant will receive confirmation of registration for the Event via the Portal.

2. Following effective registration, the Participant is entitled to attend the Event and to put questions to the speakers during the time designated for this purpose.

3. Each Participant is obliged to read these Terms and Conditions before registering for the Event.

4. The Participant undertakes to take part in the Event in a manner compliant with the law and with the principles of social conduct, respecting the rights and good name of third parties.

5. The Participant is obliged to comply with the regulations and the order and safety rules in force at the venue where the Event takes place, as well as with the instructions of the Event staff.

6. The attendance badge issued during on-site check-in is personal and may not be transferred to third parties. The Participant is obliged to present it upon request by the Event staff.

7. The Organiser may change the Event programme, change the experts/speakers taking part in the Event and modify the technical conditions of registration for the Event without stating a reason, and none of the foregoing constitutes a breach of the agreement concluded between the Participant and the Organiser.

8. The Organiser accepts no liability: a) for any circumstances relating to the cancellation of the Event or a change to its date, venue or course; b) for the malfunctioning of technical facilities, including the registration platform, resulting in the inability to register for the Event or to hold the Event in whole or in part; c) for events caused by force majeure; d) for indirect damage or lost profits; e) for the use and usefulness of the knowledge acquired during the Event; f) for items left unattended at the Event venue; g) for costs incurred by the Participant in connection with attending the Event (in particular travel and accommodation costs) in the event of cancellation of the Event or a change to its date; h) for the content and conduct of third parties present at the Event, in particular Partners, Sponsors and exhibitors, including the products and services they offer.

9. During the Event, the Organiser will record its course in the form of photographs and video recordings. The materials may be used to prepare coverage of the Event and published in the communication channels of Sirocco Mobile sp. z o.o. and of entities cooperating with it (Partners/Sponsors/Subcontractors), such as websites, social media and other online media. The image of Participants constituting merely a detail of the whole (part of the background, the audience) may be disseminated free of charge by the Organiser and Partners for marketing and promotional purposes, in accordance with Article 81(2)(2) of the Polish Act on Copyright and Related Rights. Dissemination of recordings and photographs containing an image enabling identification of a person will take place only after obtaining that person's prior, explicit consent.

V. Intellectual Property and Confidential Information

1. The Organiser may record the Event and the statements and questions of Participants made during it for archiving purposes and for internal documentation of the course of the Event. By registering for the Event, Participants confirm that they are aware of and accept this.

2. Participants may not record or otherwise capture the Event in any way without the Organiser's explicit consent.

3. Materials made available to Participants in connection with the Event (in particular presentations, studies and reports) are the intellectual property of the Organiser or of third parties and may be used by the Participant solely for their own purposes, without the right to further disseminate, publish or use them for commercial purposes without the prior consent of the rights holder.

4. The Participant is obliged to inform the Organiser if, during the Event, they disclose information constituting a trade secret or data subject to any protection under the law. In the absence of such notification from the Participant, the Organiser accepts no liability towards the Participant or third parties for the use of such information, including in particular the publication on social media of recordings of the Event containing such information.

5. In connection with participation in the Event, the Participant may gain access to the Organiser's Confidential Information. In such case, the Participant undertakes not to disclose such Confidential Information to any third parties for a period of not less than 5 years from the end of the Event. In the event of doubt as to the confidential nature of the information provided, the Participant may submit an enquiry to the Organiser, whereby the absence of a reply within 14 days will mean that the information in question has ceased to be confidential.

VI. Complaints

1. The Participant has the right to submit complaints on all matters concerning the organisation of the Event to the Organiser's registered address or by electronic means to: konferencja@sirocco.eu.

2. A validly submitted complaint should contain at least the following: identification of the Participant and a description of the problem forming the basis of the complaint.

3. The Organiser will consider complaints within 21 days of receipt. The Organiser will promptly notify the complainant of the outcome in writing.

VII. Information on the Processing of Participants' Personal Data

Pursuant to Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council of 27 April 2016 on the protection of natural persons with regard to the processing of personal data and on the free movement of such data, and repealing Directive 95/46/EC (GDPR), we inform you that:

1. The controller of the Participant's personal data is the Organiser. The controller has appointed a Data Protection Officer who may be contacted on all matters concerning the processing of personal data and the exercise of the related rights at: iod@sirocco.eu.

2. The Participant's data will be processed for the purpose of:preparing, concluding and performing the agreement on participation in the Event on the terms set out in these Terms and Conditions (Article 6(1)(b) GDPR); pursuing the controller's legitimate interests (Article 6(1)(f) GDPR), consisting of: recording the course of the Event for archiving and documentation purposes, conducting marketing activities in connection with the Participant's consent to e-mail marketing and telemarketing, and establishing, pursuing or defending against potential claims.

3. Providing the personal data contained in the registration form is a condition of concluding the agreement; failure to provide it results in the inability to take part in the Event.

4.Personal data will be retained for the following periods: to the extent necessary to hold the Event – for its duration; to the extent covered by consent – until consent is withdrawn or the purpose for which it was given ceases to apply;to the extent that personal data is processed on the basis of the controller's legitimate interest – until that interest has been pursued or until an effective objection is raised. After these periods, the controller will process the data until the expiry of the limitation period for any claims arising from the agreement on the organisation of and participation in the Event.

5. The Participant's personal data will not be used for automated decision-making, including profiling.

6. The recipients of the Participant's data may be entities providing services to the controller that are necessary for the organisation of the Event, in particular providers of the event management and registration platform, providers of IT, hosting and e-mail distribution services, marketing agencies, external auditors and advisory and law firms. These entities process the data as processors, on the basis of an agreement with the controller and exclusively in accordance with its instructions. Information on the current recipients of the data may be obtained by contacting the controller or the Data Protection Officer at iod@sirocco.eu.

7. The Participant has the right to: access their data, request its rectification, erasure or restriction of processing and – in respect of the agreement and consent – data portability;withdraw consent, whereby withdrawal of consent does not affect the lawfulness of processing carried out before its withdrawal;object to the processing of personal data to the extent that the basis for processing is the controller's legitimate interest;lodge a complaint with the President of the Personal Data Protection Office (Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych) if the Participant considers that the processing of personal data infringes the GDPR.

8. As a rule, the data will be processed within the EEA. However, in connection with the controller's use of cloud solution providers and other international IT services, data may be transferred outside the EEA. In such cases, transfers outside the EEA take place exclusively under the procedures required by data protection law, i.e.: to countries in respect of which the European Commission has issued a decision finding that they ensure an adequate level of personal data protection, orin the absence of such a decision, by applying standard contractual clauses issued by the European Commission, subject to appropriate safeguards being in place.

VIII. Final Provisions

1. The introduction of new Terms and Conditions by the Organiser does not affect contractual relationships established before that change.

2. Messages and all notifications to the Participant may be made in the form of electronic messages to the Participant's contact details provided in the registration form.

3. The Participant must notify the Organiser of any change to the contact details provided immediately after those given during registration cease to be current.

4. These Terms and Conditions are made available in a Polish version (konferencja.biznesuzywanych.pl) and an English version (konferencja.biznesuzywanych.pl/en). In the event of any discrepancy between the language versions, the Polish version prevails.

5. Matters not regulated by these Terms and Conditions are governed by Polish law, in particular the Civil Code

.6. The Organiser has the right to amend these Terms and Conditions, of which Participants will be notified by publication of the new terms and conditions on the Event page on the Portal.

7. These Terms and Conditions come into effect on 13 August 2026.

Regulamin wydarzenia Biznes samochodów używanych 4.0

I. Definicje

Wydarzenie – wydarzenie organizowane przez Organizatora dla Uczestników w celu szerzenia i wymiany wiedzy.

Organizator – Sirocco Mobile sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, adres: ul. Domaniewska 48, KRS 0000301170, NIP 521-347-80-53

Uczestnik – osoba fizyczna biorąca udział w Wydarzeniu

Strony – Uczestnik i Organizator

Portal - Portal internetowy dostępu pod następującymi adresami: biznesuzywanych.pl oraz konferencja.biznesuzywanych.pl

Informacje Poufne - dokumenty, dane, materiały itp. ujawniane w dowolnej formie (ustnej, pisemnej lub elektronicznej) w związku organizacją Wydarzenia, zawierające informacje techniczne, technologiczne, handlowe lub związane z organizacją przedsiębiorstwa Organizatora oraz lub jakiekolwiek inne informacje posiadające ekonomiczną wartość, które nie są powszechnie znane.

II. Podstawowe informacje o Wydarzeniu

1 .Data Wydarzenia – 13.05.2026

2. Miejsce Wydarzenia – Łódzka Specjalna Strefa Ekonomiczna S.A. ul. Ks. Biskupa Wincentego Tymienieckiego 22G, 90-349, Łódź.

3. Liczba Uczestników Wydarzenia ograniczona jest do 300 osób. Zgłoszenia będą przyjmowane do wyczerpania limitu miejsc. O uczestnictwie w Wydarzeniu decyduje kolejność zgłoszeń.

4. Organizator dokłada staranności, aby Wydarzenie było prowadzone przez kompetentnych szkoleniowców, posiadających wiedzę w przedmiocie Wydarzenia. Organizator nie ponosi odpowiedzialności w związku z nieprawidłowościami pojawiającymi się w wystąpieniach prelegentów.

5. Uczestnicy zgłaszają udział w Wydarzeniu przez dokonanie rejestracji za pośrednictwem formularza udostępnionego na stronie Wydarzenia na Portalu.

6. Wydarzenie będzie prowadzone w języku polskim.

7. Data, godzina, tematyka Wydarzenia mogą ulec zmianie. O ewentualnych zmianach Organizator poinformuje Uczestników poprzez opublikowanie stosownej informacji na stronie Wydarzenia udostępnionej na Portalu.

III. Obowiązywanie i rozwiązanie umowy na udział w Wydarzeniu

1. Umowa pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem na udział w Wydarzeniu zostaje zawarta z chwilą potwierdzenia zapisu Uczestnika na Wydarzenie zgodnie z ust. IV pkt. 1 niniejszego Regulaminu.

2. Udział w Wydarzeniu jest bezpłatny.

3. Uczestnik może się wycofać z udziału w Wydarzeniu w każdym momencie.

4. Organizator zastrzega prawo odwołania Wydarzenia w każdym czasie bez podania przyczyny. O odwołaniu Wydarzenia Organizator poinformuje Uczestników poprzez opublikowanie stosownej informacji na stronie Wydarzenia udostępnionej na Portalu.

5. Organizator zastrzega prawo wykluczenia Uczestnika z udziału w Wydarzeniu z istotnych powodów, w szczególności, gdy Uczestnik swoim zachowaniem narusza postanowienia niniejszego regulaminu lub zasady współżycia społecznego, bądź gdy w ocenie Organizatora udział takiego Uczestnika zagraża interesom Organizatora.

IV. Prawa i obowiązki Stron

1. Po dokonaniu skutecznej rejestracji udziału w Wydarzeniu w sposób określony w ust. II pkt 5 Regulaminu, Uczestnik za pośrednictwem Portalu, otrzyma potwierdzenie zapisu na Wydarzenie.

2. Uczestnik po dokonaniu skutecznej rejestracji udziału w Wydarzeniu ma prawo do udziału w Wydarzeniu oraz zadawania pytań prelegentom, w wyznaczonym ku temu czasie.

3. Każdy Uczestnik ma obowiązek zapoznania się z treścią Regulaminu przed rejestracją na Wydarzenie.

4. Uczestnik zobowiązuje się do uczestnictwa w Wydarzeniu w sposób zgodny z przepisami prawa, z zachowaniem zasad współżycia społecznego, przy poszanowaniu praw oraz dobrego imienia osób trzecich.

5. Organizator może dokonać zmiany programu Wydarzenia, zmiany ekspertów/prelegentów uczestniczących w Wydarzeniu oraz zmodyfikować warunki techniczne zapisu na Wydarzenie bez podania przyczyny, a wyżej wymienione nie będą powodowały naruszenia umowy zawartej pomiędzy Uczestnikiem a Organizatorem.

6. Organizator nie ponosi odpowiedzialności: za jakiekolwiek okoliczności związane z odwołaniem lub zmianą terminu lub przebiegu Wydarzenia;za nieprawidłowe działanie urządzeń technicznych, w tym Platformy, skutkujące brakiem możliwości rejestracji na Wydarzenie lub przeprowadzenia Wydarzenia w całości lub w części;za zdarzenia spowodowane siłą wyższą;za szkody pośrednie lub utracone korzyści;za wykorzystanie i przydatność wiedzy zdobytej podczas Wydarzania.

7. Podczas wydarzenia „Biznes Samochodów Używanych 4.0” Organizator będzie utrwalać jego przebieg w formie zdjęć i nagrań wideo. Materiały mogą zostać wykorzystane do przygotowania relacji oraz opublikowane w kanałach komunikacyjnych Sirocco Sp. z o.o., podmioty z nim współpracujące (Partnerzy/Sponsorzy/Podwykonawcy) takich jak strona internetowa, media społecznościowe czy inne środki przekazu online. Wizerunek uczestników, stanowiący jedynie szczegół całości (element tła, publiczność), może być nieodpłatnie rozpowszechniany przez Organizatora i Partnerów w celach marketingowych i promocyjnych, zgodnie z art. 81 ust. 2 pkt 2 Prawa autorskiego. Rozpowszechnianie nagrań i zdjęć zawierających wizerunek umożliwiający jego identyfikację będzie odbywać się wyłącznie po uzyskaniu uprzedniej, wyraźnej zgody tej osoby.

V. Własność intelektualna i informacje poufne

1. Organizator może rejestrować Wydarzenie oraz wypowiedzi i pytania Uczestników zadane w jego trakcie w celu archiwizacji oraz wewnętrznego dokumentowania przebiegu wydarzenia. Uczestnicy rejestrując się na Wydarzenie potwierdzają, że mają tego świadomość i to akceptują.

2. Uczestnicy nie mogą w żaden sposób rejestrować ani utrwalać Wydarzenia bez uzyskania wyraźnej zgody Organizatora.

3. Uczestnik ma obowiązek poinformowania Organizatora, jeśli podczas Wydarzenia poda informacje, które stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa lub dane podlegające jakiejkolwiek ochronie wynikającej z przepisów prawa. W przypadku braku takiej informacji ze strony Uczestnika, Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności wobec Uczestnika lub osób trzecich za wykorzystanie tych informacji, w tym w szczególności publikację nagrań z Wydarzenia zawierających takie informacje w mediach społecznościowych.

4. W związku z uczestnictwem w Wydarzeniu Uczestnik może uzyskać dostęp do Informacji Poufnych Organizatora. W takiej sytuacji Uczestnik zobowiązuje do nieujawniania takich Informacji Poufnych jakimkolwiek osobom trzecim przez okres nie krótszy niż 5 lat od zakończenia Wydarzenia. W razie wątpliwości co do poufnego charakteru przekazanych informacji, Uczestnik może zwrócić się do Organizatora ze stosownym zapytaniem, przy czym brak odpowiedzi w terminie 14 dni oznaczać będzie, iż dane informacje utraciły poufny charakter.

VI. Reklamacje

1. Uczestnik ma prawo składać reklamacje we wszelkich sprawach dotyczących organizacji Wydarzania na adres siedziby Organizatora lub drogą elektroniczną na adres: konferencja@sirocco.eu

2. Prawidłowo złożona reklamacja powinna zawierać co najmniej następujące dane: oznaczenie Uczestnika: opis problemu będącego podstawą złożenia reklamacji.

3. Organizator rozpatruje reklamacje w terminie 21 dni od ich otrzymania. O ich rezultacie Organizator niezwłocznie zawiadomi składającego reklamację w drodze korespondencji.

VII. Informacja o przetwarzaniu danych osobowych Uczestnika

Zgodnie z art. 13 i 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z27.04.2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. L. z2016 r. Nr 119, str. 1) – dalej RODO, informujemy, że:

1. Administratorem danych osobowych Uczestnika jest Organizator.
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym możesz się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z ich przetwarzaniem na adres iod@sirocco.eu.

2. Dane Uczestnika będą przetwarzane w celu:
- przygotowania, zawarcia oraz realizacji umowy o uczestnictwo w Wydarzeniu na zasadach określonych w Regulaminie (art. 6 ust. 1 lit. b RODO),
- realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegającego na: rejestracji przebiegu Wydarzenia w celach archiwizacyjnych i dokumentacyjnych, prowadzeniu działań marketingowych w związku z udzieloną przez Uczestnika zgodą na e-mail marketing i telemarketing, oraz ustaleniu, dochodzeniu lub obronie przed ewentualnymi roszczeniami.

3. Podanie danych osobowych zawartych w formularzu rejestracyjnym jest warunkiem zawarcia umowy, konsekwencją ich niepodania jest brak możliwości udziału w Wydarzeniu.

4. Dane osobowe będą przechowywane przez następujące okresy:
- w zakresie niezbędnym do przeprowadzenia Wydarzania – przez okres jego trwania,
- w zakresie wyrażonej zgody – do momentu wycofania zgody lub ustania celu w jakim została udzielona,
- w zakresie, w jakim dane osobowe przetwarzane są na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – do czasu realizacji tego interesu lub do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu. Po tych okresach Administrator będzie przetwarzać dane do upływu okresu przedawnienia ewentualnych roszczeń wynikających z umowy organizacji i uczestnictwa w Wydarzeniu.

5. Dane osobowe Uczestnika nie będą wykorzystywane do podejmowania zautomatyzowanych decyzji, w tym profilowania.

6. Odbiorcą danych Uczestnika jest dostawca platformy do zarządzania wydarzeniami Landingi Sp. z o.o. (siedziba ul. Dworcowa 25, 44-100, Gliwice), a także podmioty świadczące usługi na rzecz Administratora (tj. usługi IT i wsparcia technicznego, agencje marketingowe, zewnętrzni audytorzy, firmy doradcze i prawne), przy czym takie podmioty przetwarzają dane jako podwykonawcy, na podstawie umowy z Administratorem i wyłącznie zgodnie z jego poleceniami.

7. Uczestnik ma prawo:
- dostępu do treści swoich danych, żądania ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania oraz – w zakresie umowy i zgody – przenoszenia danych osobowych,
- wycofania zgody, przy czym wycofanie zgody nie wpływa na zgodność przetwarzania z prawem, dokonanego przed jej wycofaniem,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych w zakresie, w jakim podstawą przetwarzania danych osobowych jest prawnie uzasadniony interes Administratora,
- wniesienia skargi do organu nadzorczego gdy Uczestnik uzna, iż przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO.

8. Dane, co do zasady, będą przetwarzane na terytorium EOG. Niemniej jednak, w związku z korzystaniem przez Spółkę z usług dostawców rozwiązań chmurowych oraz innych międzynarodowych usług IT, może dochodzić do transferu danych poza EOG. W takich przypadkach przekazywanie danych poza EOG odbywa się wyłącznie w ramach procedur wymaganych przez przepisy o ochronie danych osobowych, a więc:
- do krajów, w odniesieniu do których Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą, że zapewniają one odpowiedni stopień ochrony danych osobowych, lub
- w razie braku takiej decyzji poprzez stosowanie standardowych klauzul umownych wydanych przez Komisję Europejską, zapewniając odpowiednie środki ochrony danych, po zapewnieniu odpowiednich zabezpieczeń.

VIII. Postanowienia końcowe:

1. Wprowadzenie przez Organizatora nowego Regulaminu pozostaje bez wpływu na stosunki umowne powstałe przed tą zmianą.

2. Wiadomości i wszelkie powiadomienia dla Uczestnika mogą być dokonywane w formie wiadomości elektronicznej na adres dane kontaktowe Uczestnika podane w formularzu rejestracji.

3. Uczestnik musi powiadomić Organizatora o zmianie podanych danych kontaktowych niezwłocznie po dezaktualizacji tych wskazanych podczas rejestracji.

4. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego, a w szczególności Kodeksu cywilnego.

5. Organizator ma prawo do zmian w niniejszym Regulaminie, o których Uczestnicy zostaną powiadomieni poprzez ogłoszenie nowego regulaminu na stronie Wydarzenia udostępnionej na Portalu.

6. Regulamin wchodzi w życie z dniem 01.01.2026 r